Recruiter-Nutzungsbedingungen

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1. Präambel und Definitionen

Diese Nutzungsbedingungen für Recruiter („Bedingungen“) regeln den Zugang und die Nutzung der SCOVAI-Plattform („Plattform“) durch Organisationen und deren autorisierte Benutzer („Tenant“, „Recruiter“, „du“, „dein“) für Rekrutierungs- und Personalauswahlzwecke. Die Plattform wird von OmniSage LLC („SCOVAI“, „wir“, „unser“) betrieben, einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung aus New Mexico.

Durch Erstellen eines Tenant-Kontos, Zugriff auf oder Nutzung der Plattform bestätigst du, dass du diese Bedingungen, unsere Datenschutzerklärung und unsere Cookie-Richtlinie gelesen und verstanden hast und ihnen zustimmst.

1.1 Definitionen

• „Plattform“ bezeichnet die SCOVAI-Webanwendung, APIs, Worker-Dienste und alle zugehörigen Dienste, die auf scovai.com und seinen Subdomains verfügbar sind.
• „Tenant“ bezeichnet eine Organisation, die ein SCOVAI-Konto registriert und einen Workspace für Rekrutierungszwecke erstellt hat.
• „Recruiter“ bezeichnet jeden Benutzer mit Recruiter-Berechtigungen innerhalb eines Tenant-Workspace.
• „Kandidat“ bezeichnet eine Person, deren Daten über die Plattform für Rekrutierungszwecke verarbeitet werden, sei es durch Direktbewerbungen, Bewerbungen oder über die CV Bank.
• „Mike“ (M.I.K.E.) bezeichnet Multirole Intelligence for Knowledge & Empowerment, die KI-Persona, die alle KI-gestützten Interaktionen auf der Plattform verwaltet.
• „Cortex“ bezeichnet die KI-Engine, die Mike antreibt, indem sie lokale KI-Modelle und Cloud-KI-Anbieter kombiniert. Die Konfiguration ist über das Admin-Panel unter /admin/ai-config verfügbar.
• „Position“ bezeichnet eine Stellenausschreibung, die über die Plattform erstellt und veröffentlicht wird.
• „Score“ bezeichnet die KI-generierte numerische Bewertung der Eignung eines Kandidaten für eine bestimmte Position basierend auf semantischer Analyse.
• „Inhalt“ bezeichnet alle Daten, Texte, Dokumente, Bilder oder Materialien, die über die Plattform hochgeladen oder generiert werden.

2. Konto und Tenant-Einrichtung

2.1 Ein Tenant pro Organisation

Jede Organisation sollte einen einzigen Tenant-Workspace unterhalten. Wenn sich ein neuer Recruiter mit einer E-Mail-Domain registriert, die einem bestehenden Tenant entspricht, wird eine Beitrittsanfrage erstellt, die der Administrator des bestehenden Tenants genehmigen oder ablehnen kann.

2.2 Kontoverantwortung

Der Tenant-Administrator (Eigentümer) ist verantwortlich für:

• Verwaltung des Benutzerzugangs und der Berechtigungen innerhalb des Workspace
• Sicherstellung, dass alle Tenant-Benutzer diese Bedingungen einhalten
• Aufrechterhaltung der Sicherheit aller Kontoanmeldedaten
• Aktualisierung der Unternehmens- und Rechnungsinformationen

2.3 Domain-Verifizierung

Wir können die Domain und die Unternehmensidentität deiner Organisation verifizieren. Tenants, die kostenlose E-Mail-Anbieter (Gmail, Outlook usw.) verwenden, können bis zum Abschluss der Domain-Verifizierung eingeschränkte Funktionen haben.

3. Service-Pläne und Abrechnung

3.1 Verfügbare Pläne

3.2 Abrechnungsbedingungen

Abonnements werden monatlich oder jährlich über Stripe abgerechnet. Die Preise sind pro Währungsmarkt über das PlanCurrencyPrice-System festgelegt. Die Währung wird pro Stripe-Kunde nach dem ersten Abonnement gesperrt. Wir behalten uns das Recht vor, Planfunktionen und Preise mit einer Frist von 30 Tagen für bestehende Abonnenten zu ändern.

3.3 Kündigung

Du kannst dein Abonnement jederzeit kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam. Nach der Kündigung werden dein Workspace und deine Daten 90 Tage lang aufbewahrt. Für angefangene Zeiträume erfolgt keine anteilige Erstattung.

4. Dienstbeschreibung und SLA

4.1 Plattformdienste

SCOVAI bietet KI-gestützte Rekrutierungstools, darunter:

• Erstellung und Veröffentlichung von Positionen mit KI-gestützter Stellenbeschreibungserstellung
• CV-Analyse, Scoring und semantisches Matching gegen Positionsanforderungen
• Automatisiertes Kandidaten-Screening und KI-Shortlisting
• Technische, psychometrische und kognitive Bewertungen
• KI-geführte Kandidaten-Interviews über Mike
• Kandidatenanalysen, Reporting und Talent-Pipeline-Management
• E-Mail-Posteingangs-Integration für die Kandidatengewinnung aus eingehenden Bewerbungen
• Quellenzuordnung und Kanalverfolgung

4.2 Dienstverfügbarkeit

Wir streben eine hohe Verfügbarkeit an, garantieren jedoch keinen unterbrechungsfreien Dienst. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit im Voraus angekündigt. Die Plattform wird „wie besehen“ und „wie verfügbar“ bereitgestellt.

5. KI-Funktionen und Pflicht zur menschlichen Aufsicht

5.1 Natur der KI-Ausgaben

SCOVAI nutzt künstliche Intelligenz zur Analyse von CVs, Bewertung von Kandidaten, Erstellung von Bewertungen, Durchführung von Interviews und Erstellung von Berichten. KI-Ausgaben sind Empfehlungen und Werkzeuge zur Unterstützung menschlicher Entscheidungsfindung — sie sind weder deterministisch noch unfehlbar.

5.2 Anforderung menschlicher Aufsicht (EU AI Act)

In Übereinstimmung mit dem EU AI Act (Verordnung 2024/1689), der KI-Systeme in der Rekrutierung als hochriskant einstuft, erkennst du an und stimmst zu, dass:

• KI-generierte Scores, Rankings, Bewertungen und Shortlists von einem qualifizierten Menschen überprüft werden müssen, bevor Einstellungsentscheidungen getroffen werden
• Die Plattform Erklärbarkeitsinformationen für alle KI-Ausgaben bereitstellt, um eine sinnvolle menschliche Aufsicht zu ermöglichen
• Du dich nicht ausschließlich auf automatisierte Ausgaben für Entscheidungen verlassen wirst, die Kandidaten erheblich betreffen
• Du dafür verantwortlich bist sicherzustellen, dass deine Nutzung der KI-Funktionen den geltenden Arbeits- und Antidiskriminierungsgesetzen entspricht
• Das Integrity Shield-System ausschließlich beratend ist und niemals als alleinige Grundlage für die Ablehnung eines Kandidaten verwendet werden darf

5.3 KI-Genauigkeit und Bias

Obwohl wir uns um Genauigkeit und Fairness bemühen, können KI-Ausgaben Fehler oder Verzerrungen enthalten. Wir stellen Bias-Überwachungstools und Transparenz-Dashboards zur Verfügung, aber die letztendliche Verantwortung für faire Einstellungspraktiken liegt beim Tenant. Siehe unsere Seite EU AI Act Transparenz für detaillierte Informationen.

6. Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DSGVO Art. 28)

6.1 Rollen

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kandidaten über die Plattform:

• Der Tenant handelt als Verantwortlicher — du bestimmst die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von Kandidatendaten für deine Rekrutierungsaktivitäten.
• SCOVAI handelt als Auftragsverarbeiter — wir verarbeiten Kandidatendaten in deinem Auftrag und gemäß deinen Anweisungen, wie in diesen Bedingungen und in der Datenschutzerklärung beschrieben.

6.2 Verarbeitungsanweisungen

Wir verarbeiten Kandidatendaten ausschließlich zum Zweck der Erbringung des Dienstes wie in diesen Bedingungen beschrieben. Wir werden Kandidatendaten ohne deine vorherige schriftliche Zustimmung nicht für andere Zwecke verarbeiten.

6.3 Unterauftragsverarbeiter

Wir nutzen folgende Kategorien von Unterauftragsverarbeitern:

• Infrastruktur: Cloud-Hosting- und Datenbankdienste innerhalb der EU
• KI-Verarbeitung: Lokale GPU-Infrastruktur (keine externe Cloud-KI für die Verarbeitung von Kandidatendaten, mit Ausnahme der Anthropic Claude API ausschließlich für die Stellenbeschreibungserstellung)
• Zahlungen: Stripe für Abrechnung und Abonnementverwaltung
• E-Mail: SMTP-Dienste für transaktionale Kommunikation

Wir werden dich vor der Hinzufügung neuer Unterauftragsverarbeiter informieren und dir die Möglichkeit geben, Einspruch zu erheben.

6.4 Datensicherheit

Wir implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Kandidatendaten, einschließlich Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, Zugriffskontrollen, Audit-Protokollierung und regelmäßiger Sicherheitsbewertungen. Details sind in unserer DSGVO-Richtlinie verfügbar.

6.5 Benachrichtigung bei Datenschutzverletzung

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Kandidatendaten betrifft, werden wir dich unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnisnahme informieren und alle notwendigen Informationen bereitstellen, damit du deinen Meldepflichten gemäß Artikel 33 der DSGVO nachkommen kannst.

6.6 Datenspeicherung und -löschung

Nach Beendigung deines Abonnements bewahren wir deine Workspace-Daten 90 Tage lang auf, um den Datenexport zu ermöglichen. Nach diesem Zeitraum werden alle in deinem Auftrag verarbeiteten Kandidatendaten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben.

7. Geistiges Eigentum

7.1 Deine Inhalte

Du behältst das Eigentum an allen Inhalten, die du auf die Plattform hochlädst (Stellenbeschreibungen, Unternehmensinformationen, Rekrutierungsmaterialien). Durch das Hochladen von Inhalten gewährst du SCOVAI eine begrenzte, nicht-exklusive Lizenz zur Verarbeitung, soweit dies für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist.

7.2 Geistiges Eigentum der Plattform

Die Plattform, ihr Design, die KI-Modelle, Bewertungsmethoden, Scoring- und Matching-Algorithmen und alles zugehörige geistige Eigentum gehören OmniSage LLC und sind durch geltende Gesetze zum Schutz geistigen Eigentums geschützt, einschließlich des Patents PCT/IB2026/052435. Es ist nicht gestattet, die Plattform zu kopieren, zu modifizieren oder abgeleitete Werke darauf basierend zu erstellen.

7.3 KI-generierte Inhalte

KI-generierte Inhalte der Plattform (Stellenbeschreibungen, Kandidatenberichte, Shortlist-Empfehlungen, Bewertungsberichte) werden für deine Nutzung im Rahmen deiner Rekrutierungsaktivitäten bereitgestellt. Du darfst KI-generierte Stellenbeschreibungen auch extern verwenden.

8. API-Bedingungen (ELITE-Plan)

Wenn dein Plan API-Zugang beinhaltet:

• API-Schlüssel werden pro Tenant ausgestellt und müssen sicher aufbewahrt werden. Du bist für alle über deine API-Schlüssel durchgeführten Aktivitäten verantwortlich.
• API-Schlüssel müssen regelmäßig rotiert werden und dürfen nicht mit unbefugten Parteien geteilt oder in clientseitigem Code eingebettet werden.
• Rate-Limits und Nutzungskontingente werden pro Plan durchgesetzt. Das Überschreiten von Limits kann zu vorübergehender Drosselung führen.
• Du musst die API-Dokumentation und Webhook-Spezifikationen einhalten.
• Wir können den API-Zugang widerrufen, wenn er unter Verletzung dieser Bedingungen oder in einer Weise genutzt wird, die die Stabilität der Plattform gefährdet.
• Die API wird „wie besehen“ bereitgestellt, und wir behalten uns das Recht vor, Endpunkte mit angemessener Vorankündigung zu ändern.

9. Verantwortung für Kandidatendaten

Als Verantwortlicher bist du verantwortlich für:

• Sicherstellung einer Rechtsgrundlage (einschließlich Einholung erforderlicher Einwilligungen) für die Verarbeitung von Kandidatendaten über die Plattform
• Zeitnahe Beantwortung von Betroffenenrechtsanfragen der Kandidaten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit)
• Nichtverwendung von KI-generierten Scores, Integritätssignalen oder Bewertungsergebnissen als alleinige Grundlage für automatisierte Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Kandidaten haben
• Sicherstellung, dass Rekrutierungsentscheidungen den geltenden Arbeits- und Antidiskriminierungsgesetzen in deiner Gerichtsbarkeit entsprechen
• Bereitstellung angemessener Datenschutzhinweise gegenüber Kandidaten bezüglich deiner Nutzung der Plattform

Siehe unsere Datenschutzerklärung und DSGVO-Richtlinie für detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung.

10. Vertraulichkeit

Jede Partei verpflichtet sich, die vertraulichen Informationen der anderen Partei vertraulich zu behandeln und nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung an Dritte weiterzugeben, außer:

• Wenn gesetzlich oder von einer Regulierungsbehörde vorgeschrieben
• An professionelle Berater, die der Geheimhaltungspflicht unterliegen
• Informationen, die ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich bekannt werden

Vertrauliche Informationen umfassen unter anderem: Preiskonditionen, API-Schlüssel, proprietäre Bewertungsmethoden und nicht öffentliche Plattformfunktionen.

11. Verbotenes Verhalten

Du stimmst zu, Folgendes zu unterlassen:

• Nutzung der Plattform für illegale Zwecke oder unter Verstoß gegen arbeitsrechtliche Antidiskriminierungsgesetze
• Hochladen falscher, irreführender oder betrügerischer Stellenausschreibungen oder Unternehmensinformationen
• Versuch, KI-Modelle, Algorithmen oder Bewertungsinhalte zu dekompilieren, zu disassemblieren oder zu extrahieren
• Nutzung der Plattform zum Aufbau eines konkurrierenden Produkts oder Dienstes
• Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen, Rate-Limits, Planlimits oder Zugriffskontrollen
• Weitergabe von API-Schlüsseln oder Anmeldedaten an unbefugte Parteien
• Verwendung von KI-generierten Scores, Integritätssignalen oder automatisierten Bewertungen als alleinige Grundlage für Einstellungsentscheidungen ohne menschliche Aufsicht
• Scraping, Sammeln oder massenhaftes Herunterladen von Kandidatendaten von der Plattform
• Nutzung der Plattform zur Verarbeitung von Daten für andere Zwecke als Rekrutierung und Talentmanagement

12. Haftungsbeschränkung

Im maximal zulässigen Umfang des geltenden Rechts:

• SCOVAI haftet nicht für indirekte, beiläufige, Folge-, Sonder- oder Strafschäden, die sich aus deiner Nutzung des Dienstes ergeben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf entgangene Gewinne, Daten oder Geschäftsmöglichkeiten
• Unsere gesamte Gesamthaftung für alle Ansprüche übersteigt nicht die von dir in den 12 Monaten vor dem auslösenden Ereignis gezahlten Gebühren
• Wir sind nicht verantwortlich für Einstellungsentscheidungen, die auf KI-Ausgaben basieren, noch für arbeitsrechtliche Streitigkeiten, Diskriminierungsklagen oder regulatorische Maßnahmen, die sich aus der Nutzung der Plattform ergeben
• Wir sind nicht verantwortlich für die Genauigkeit, Vollständigkeit oder Eignung von Kandidatendaten, die von Kandidaten oder Dritten hochgeladen werden

13. Freistellung

Du stimmst zu, OmniSage LLC, seine leitenden Angestellten, Direktoren, Mitarbeiter und Vertreter von und gegen alle Ansprüche, Schäden, Verluste, Haftungen, Kosten und Ausgaben (einschließlich angemessener Anwaltskosten) freizustellen, zu verteidigen und schadlos zu halten, die sich ergeben aus:

• Deiner Verletzung dieser Bedingungen
• Deiner Nutzung der Plattform unter Verstoß gegen geltende Arbeits-, Datenschutz- oder Antidiskriminierungsgesetze
• Einstellungsentscheidungen, die auf Plattform-Ausgaben ohne angemessene menschliche Aufsicht basieren
• Deiner Nichteinhaltung der DSGVO oder anderer Datenschutzverpflichtungen als Verantwortlicher
• Ansprüchen Dritter, die sich aus deinen über die Plattform durchgeführten Rekrutierungsaktivitäten ergeben

14. Gewährleistungsausschluss

Die Plattform wird „wie besehen“ und „wie verfügbar“ bereitgestellt. Wir geben keine ausdrücklichen oder stillschweigenden Garantien hinsichtlich:

• Der Genauigkeit, Vollständigkeit oder Zuverlässigkeit von KI-generierten Scores, Bewertungen oder Empfehlungen
• Der Eignung eines Kandidaten für eine bestimmte Position
• Der Verfügbarkeit oder des unterbrechungsfreien Betriebs der Plattform
• Der Konformität von KI-Ausgaben mit spezifischen Arbeitsgesetzen in deiner Gerichtsbarkeit
• Der Abwesenheit von Verzerrungen in KI-generierten Bewertungen oder Scores

15. Laufzeit und Kündigung

15.1 Laufzeit

Diese Bedingungen gelten, solange du ein aktives Tenant-Konto auf der Plattform unterhältst.

15.2 Kündigung durch dich

Du kannst dein Abonnement kündigen und deinen Workspace jederzeit schließen. Nach der Schließung werden deine Daten 90 Tage lang aufbewahrt, um den Datenexport zu ermöglichen, danach werden sie endgültig gelöscht.

15.3 Kündigung durch uns

Wir können dein Konto sperren oder schließen, wenn du gegen diese Bedingungen verstößt, Abonnementgebühren nicht bezahlst oder Aktivitäten ausübst, die die Plattform oder andere Benutzer gefährden. Wir werden nach Möglichkeit eine Kündigungsmitteilung bereitstellen und eine angemessene Frist für den Datenexport gewähren.

15.4 Auswirkungen der Kündigung

Mit der Kündigung endet dein Recht auf Zugang zur Plattform. Die Abschnitte 6 (DPA-Verpflichtungen), 7, 9, 10, 12, 13 und 14 überdauern die Kündigung.

16. Streitbeilegung und anwendbares Recht

16.1 Anwendbares Recht

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht des Bundesstaates New Mexico, USA, ohne Berücksichtigung seiner Kollisionsnormen. Wenn du in der Europäischen Union ansässig bist, gelten zusätzlich die zwingenden Bestimmungen des EU-Rechts (einschließlich der DSGVO und des EU AI Act).

16.2 Streitbeilegungsverfahren

Im Falle einer Streitigkeit stimmst du zu, zunächst eine Lösung durch informelle Verhandlung zu versuchen, indem du uns unter legal@scovai.com kontaktierst. Wenn die Streitigkeit nicht innerhalb von 30 Tagen beigelegt werden kann, kann jede Partei eine Lösung durch verbindliches Schiedsverfahren oder die zuständigen Gerichte des Bundesstaates New Mexico oder deines lokalen Gerichtsstands anstreben, sofern dies durch geltendes Recht vorgeschrieben ist.

17. Verschiedenes

• Gesamte Vereinbarung: Diese Bedingungen bilden zusammen mit der Datenschutzerklärung, der Cookie-Richtlinie, der DSGVO-Richtlinie und allen geltenden Bestellformularen die gesamte Vereinbarung zwischen dir und SCOVAI bezüglich deiner Nutzung der Plattform als Recruiter.
• Salvatorische Klausel: Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen für nicht durchsetzbar erklärt werden, bleiben die übrigen Bestimmungen vollständig in Kraft.
• Verzicht: Die Nichtdurchsetzung einer Bestimmung stellt keinen Verzicht auf diese Bestimmung dar.
• Abtretung: Wir können diese Bedingungen im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme oder einem Vermögensverkauf abtreten. Du kannst deine Rechte aus diesen Bedingungen nicht ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung abtreten.
• Änderungen: Wir können diese Bedingungen mit einer Frist von 30 Tagen aktualisieren. Die fortgesetzte Nutzung nach dem Wirksamkeitsdatum gilt als Annahme. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail und durch eine Benachrichtigung auf der Plattform mitgeteilt.
• Höhere Gewalt: Keine der Parteien haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung aufgrund von Umständen, die außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle liegen.

18. Kontaktinformationen

Bei Fragen zu diesen Bedingungen:

• E-Mail: legal@scovai.com
• Betreiber: OmniSage LLC, New Mexico, USA
• Entity ID: 0008015447
• Website: scovai.com