GDPR नीति

Scovai को डेटा सुरक्षा को अपने मूल में रखकर डिज़ाइन किया गया है। यह GDPR नीति बताती है कि हम सामान्य डेटा संरक्षण विनियम (EU) 2016/679 का अनुपालन कैसे करते हैं और डेटा विषयों, विशेष रूप से उन उम्मीदवारों, के अधिकारों की सुरक्षा के लिए हम जो सुरक्षा उपाय लागू करते हैं उनका वर्णन करती है जिनका व्यक्तिगत डेटा हमारे AI-संचालित भर्ती प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से संसाधित किया जाता है।

1. GDPR के तहत हमारी भूमिका

Scovai संदर्भ के आधार पर दो क्षमताओं में कार्य करता है:

• डेटा प्रोसेसर: जब संगठन (टेनेंट) अपनी भर्ती प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए Scovai का उपयोग करते हैं, तो हम टेनेंट (डेटा नियंत्रक) की ओर से डेटा प्रोसेसर के रूप में कार्य करते हैं। प्रसंस्करण हमारी कंपनियों के लिए सेवा की शर्तों में निर्धारित GDPR अनुच्छेद 28 डेटा प्रसंस्करण प्रतिबद्धताओं द्वारा शासित है।
• डेटा नियंत्रक: हमारी अपनी वेबसाइट आगंतुकों, हमारे टैलेंट पूल के सीधे आवेदकों और खाताधारकों के लिए, हम डेटा नियंत्रक के रूप में कार्य करते हैं।

2. डिज़ाइन और डिफ़ॉल्ट द्वारा डेटा सुरक्षा

GDPR अनुच्छेद 25 के अनुसार, Scovai डिज़ाइन और डिफ़ॉल्ट द्वारा डेटा सुरक्षा लागू करता है:

• मल्टी-टेनेंट आइसोलेशन: प्रत्येक संगठन का डेटा तार्किक रूप से पृथक है। उपयोगकर्ता केवल अपने टेनेंट के भीतर के डेटा तक पहुँच सकते हैं।
• न्यूनतम डेटा संग्रह: हम केवल वही डेटा एकत्र करते हैं जो उपयोग की जा रही भर्ती कार्यक्षमता के लिए आवश्यक है।
• छद्मनामीकरण: सिमेंटिक मैचिंग के लिए उपयोग किए जाने वाले वेक्टर एम्बेडिंग मानव-पठनीय नहीं हैं और मूल CV टेक्स्ट को पुनर्निर्मित करने के लिए रिवर्स नहीं किए जा सकते।
• एक्सेस कंट्रोल: भूमिका-आधारित एक्सेस कंट्रोल (RBAC) सुनिश्चित करता है कि उपयोगकर्ता केवल अपनी भूमिका (Admin, Recruiter, या Candidate) से संबंधित डेटा देखें।
• एन्क्रिप्शन: ट्रांज़िट में सभी डेटा TLS के माध्यम से एन्क्रिप्टेड है। संवेदनशील क्रेडेंशियल AES-256 (GCM/CBC) का उपयोग करके एन्क्रिप्टेड हैं।

3. सहमति प्रबंधन

Scovai एक अंतर्निहित सहमति प्रबंधन प्रणाली प्रदान करता है जो:

• विशिष्ट प्रसंस्करण उद्देश्यों (CV पार्सिंग, AI स्कोरिंग, मनोवैज्ञानिक मूल्यांकन, साक्षात्कार भागीदारी, टैलेंट पूल समावेश) के लिए विस्तृत सहमति रिकॉर्ड करती है
• सहमति कब दी गई, संशोधित की गई या वापस ली गई इसका पूर्ण ऑडिट ट्रेल रखती है
• उम्मीदवारों को उनकी प्रोफ़ाइल के माध्यम से किसी भी समय सहमति वापस लेने की अनुमति देती है
• सहमति वापस लेने पर स्वचालित रूप से प्रसंस्करण को प्रतिबंधित करती है

4. स्वचालित निर्णय लेने के सुरक्षा उपाय (अनुच्छेद 22)

Scovai स्कोरिंग, प्रोफाइलिंग और मूल्यांकन के लिए AI का उपयोग करता है। हम अनुच्छेद 22(3) के तहत निम्नलिखित सुरक्षा उपाय लागू करते हैं:

4.1 कोई पूर्ण स्वचालित निर्णय नहीं

प्लेटफ़ॉर्म को निर्णय-सहायता उपकरण के रूप में डिज़ाइन किया गया है। AI आउटपुट (स्कोर, रैंकिंग, साक्षात्कार मूल्यांकन) मानव रिक्रूटर्स को सिफ़ारिशों के रूप में प्रस्तुत किए जाते हैं, जो भर्ती निर्णयों पर पूर्ण अधिकार बनाए रखते हैं।

4.2 व्याख्यात्मकता

प्रत्येक AI-जनरेटेड स्कोर में एक Explainable AI (XAI) तर्क शामिल है जो सरल भाषा में बताता है कि स्कोर को किन कारकों ने प्रभावित किया। इसमें शामिल है:

• कौन से कौशल और योग्यताओं ने स्कोर में योगदान दिया
• कौन से समायोजन लागू किए गए और क्यों
• उम्मीदवार पद की आवश्यकताओं की तुलना में कैसा है

4.3 आपत्ति का अधिकार

उम्मीदवार प्लेटफ़ॉर्म के अनुपालन मॉड्यूल के माध्यम से किसी भी AI-जनरेटेड मूल्यांकन या स्कोर की मानव समीक्षा का अनुरोध कर सकते हैं। टेनेंट को सूचित किया जाता है और उन्हें उचित समय सीमा के भीतर समीक्षा अनुरोधों का जवाब देना होगा।

4.4 पूर्वाग्रह निगरानी

प्लेटफ़ॉर्म में स्वचालित पूर्वाग्रह निगरानी शामिल है जो लिंग और आयु वितरण सहित जनसांख्यिकीय असमानताओं के लिए AI स्कोरिंग पैटर्न का विश्लेषण करती है।

5. डेटा विषय अधिकार

Scovai सभी GDPR डेटा विषय अधिकारों के प्रयोग का समर्थन करता है:

6. डेटा प्रसंस्करण प्रतिबद्धताएँ (GDPR अनुच्छेद 28)

प्रत्येक टेनेंट संबंध GDPR अनुच्छेद 28 की डेटा प्रसंस्करण प्रतिबद्धताओं द्वारा शासित है, जो हमारी कंपनियों के लिए सेवा की शर्तों में निर्धारित हैं और जो निर्दिष्ट करती हैं:

• प्रसंस्करण का विषय और अवधि
• प्रसंस्करण की प्रकृति और उद्देश्य
• संसाधित व्यक्तिगत डेटा के प्रकार
• डेटा विषयों की श्रेणियाँ
• नियंत्रक और प्रोसेसर के दायित्व और अधिकार
• उप-प्रोसेसर आवश्यकताएँ और अनुमोदन प्रक्रियाएँ

7. डेटा उल्लंघन प्रक्रियाएँ

व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन की स्थिति में, Scovai:

• प्रभावित टेनेंट (डेटा नियंत्रकों) को बिना अनुचित देरी के और उल्लंघन की जानकारी होने के 72 घंटों के भीतर सूचित करेगा
• उल्लंघन के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करेगा, जिसमें प्रभावित डेटा की प्रकृति, संभावित परिणाम और इसे संबोधित करने के लिए उठाए गए कदम शामिल हैं
• टेनेंट को पर्यवेक्षी प्राधिकरणों और डेटा विषयों को उनके स्वयं के अधिसूचना दायित्वों को पूरा करने में सहायता करेगा
• सभी उल्लंघनों को आंतरिक उल्लंघन रजिस्टर में दस्तावेज़ करेगा

8. उप-प्रोसेसर

Scovai उप-प्रोसेसर का उपयोग न्यूनतम करता है। वर्तमान में:

• AI प्रसंस्करण: प्लेटफ़ॉर्म के AI कार्य (CV पार्सिंग, स्कोरिंग, मूल्यांकन, साक्षात्कार) नामित सब-प्रोसेसरों, Anthropic और OpenAI, द्वारा डेटा-प्रोसेसिंग समझौतों के तहत, एक केंद्रीय रूप से कॉन्फ़िगर किए गए, ऑडिटेड गेटवे के माध्यम से संसाधित किए जाते हैं। उम्मीदवारों का डेटा EEA के भीतर संग्रहीत रहता है और API डेटा प्रदाताओं के मॉडलों के प्रशिक्षण में इस्तेमाल नहीं होता। यूरोपीय क्षेत्र का Digital Employee इन्हीं प्रदाताओं का उपयोग करता है; मध्य पूर्व क्षेत्र का Digital Employee उस गेटवे का उपयोग नहीं करता, और उसके मॉडल प्रदाता का विवरण नीचे दिया गया है।
• वॉयस और एम्बेडिंग: स्पीच-टू-टेक्स्ट, टेक्स्ट-टू-स्पीच और टेक्स्ट एम्बेडिंग OpenAI API का उपयोग करते हैं, केंद्रीय रूप से कॉन्फ़िगर और ऑडिट किए गए गेटवे के माध्यम से, समकक्ष डेटा-प्रोसेसिंग शर्तों के तहत।
• बुनियादी ढांचा: प्लेटफ़ॉर्म की एप्लिकेशन होस्टिंग और डेटा भंडारण यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के भीतर, फ़्रांस में Contabo GmbH द्वारा प्रदान किए गए सर्वरों पर स्थित हैं; AI सब-प्रोसेसर EEA के बाहर डेटा संसाधित कर सकते हैं, और उन स्थानांतरणों को मानक संविदात्मक खंडों द्वारा कवर किया जाना है, जिनका निष्पादन Scovai प्रत्येक प्रदाता के साथ पूरा कर रहा है (डेटा प्रोसेसिंग समझौता देखें)। Digital Employee उस प्रोसेसिंग क्षेत्र में चलता है जिसे ग्राहक चुनता है, जैसा नीचे बताया गया है: यूरोपीय क्षेत्र में यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के भीतर, मध्य पूर्व क्षेत्र में उसके बाहर।

हम व्यक्तिगत डेटा संभालने वाले नए उप-प्रोसेसर नियुक्त करने से पहले टेनेंट को सूचित करेंगे।

ऑडिटेड गेटवे (OpenRouter) कुछ सहायक AI कार्यों को अतिरिक्त जाँचे-परखे मॉडल प्रदाताओं तक रूट कर सकता है, उन्हीं डेटा-प्रोसेसिंग समझौतों और मॉडल प्रशिक्षण में उपयोग न करने की उन्हीं शर्तों के तहत।

कोई व्यक्ति जिन खातों (Gmail, Google Calendar, Outlook, Microsoft 365, WhatsApp, Telegram, Instagram और LinkedIn) को किसी Digital Employee से जोड़ता है, वे डेटा-प्रोसेसिंग समझौते के तहत कनेक्शन ब्रोकर UNIPILE के माध्यम से जोड़े जा सकते हैं।

Digital Employees. एक Digital Employee उस प्रोसेसिंग क्षेत्र में एक वर्चुअल मशीन में चलता है जिसे ग्राहक चुनता है; Scovai दो क्षेत्र प्रदान करता है। यूरोपीय क्षेत्र में वर्चुअल मशीन यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के भीतर, फ़्रांस में Contabo GmbH द्वारा प्रदान किए गए सर्वरों पर चलती है, और भाषा मॉडल Anthropic, OpenAI या OpenRouter के माध्यम से रूट किया गया कोई प्रदाता है, मॉडल प्रशिक्षण में उपयोग न करने की शर्तों वाले डेटा-प्रोसेसिंग समझौतों के तहत: वही प्रदाता जो प्लेटफ़ॉर्म की अपनी AI सुविधाओं को सेवा देते हैं। मध्य पूर्व क्षेत्र में वर्चुअल मशीन उन सर्वरों पर चलती है जो OmniSage LLC के हैं और जिन्हें OmniSage LLC संचालित करती है, और जो 2704 Fortune Executive Tower, Cluster T, Jumeirah Lakes Towers (JLT), Dubai, संयुक्त अरब अमीरात स्थित डेटा सेंटर में हैं, यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के बाहर, और भाषा मॉडल Zhipu AI (GLM) है, जिसे चीन जनवादी गणराज्य के एक endpoint पर सीधे बुलाया जाता है, और जापान में Sakana AI fallback है। दोनों क्षेत्रों में वर्चुअल मशीन में Digital Employee की कार्यशील स्मृति, ट्रांसक्रिप्ट, साझा फ़ाइलें और मेलबॉक्स रहते हैं, और वह उस समय जिस सामग्री पर काम कर रहा है वह उत्तर के संदर्भ के रूप में उसके भाषा मॉडल को भेजी जाती है। यूरोपीय क्षेत्र के खुलने से पहले नियुक्त Digital Employees मध्य पूर्व क्षेत्र में चलते हैं; जो ग्राहक उनके लिए यूरोपीय क्षेत्र पसंद करता है, वह privacy@scovai.com पर अनुरोध कर सकता है। कोई व्यक्ति Digital Employee से जो ऐप्स जोड़ता है, जैसे Google Drive, Docs, Sheets और Meet, उनकी अनुमति और निष्पादन दोनों क्षेत्रों में संयुक्त राज्य अमेरिका की Pipedream, Inc. के माध्यम से होता है। प्लेटफ़ॉर्म, उसका डेटाबेस और अपलोड की गई फ़ाइलें फ़्रांस में Contabo GmbH द्वारा होस्ट की जाती हैं; scovai.com साइट Cloudflare के माध्यम से वितरित होती है; लेन-देन संबंधी ईमेल GPlugin मेल relay से जाते हैं। EEA के बाहर स्थानांतरण Data Processing Agreement में बताए गए हैं।

9. डेटा प्रतिधारण और हटाना

रिटेंशन अवधि प्लेटफ़ॉर्म स्तर पर तय होती है। डिफ़ॉल्ट अवधियाँ हमारी गोपनीयता नीति में दी गई हैं। इंटरव्यू रिकॉर्डिंग इंटरव्यू के 90 दिन बाद, और लाइव मीटिंग रिकॉर्डिंग मीटिंग के 180 दिन बाद, एक दैनिक job द्वारा स्वतः हटा दी जाती हैं। ट्रांसक्रिप्ट, सारांश और action item टाइमर से नहीं हटते: वे तब तक रहते हैं जब तक Tenant इंटरव्यू या मीटिंग न हटाए, या वर्कस्पेस न हटाया जाए। ये दोनों अवधियाँ Scovai तय करती है और अभी प्रति Tenant बदली नहीं जा सकतीं। कोई आवेदन, और उससे निकले मूल्यांकन, साक्षात्कार, स्कोर और अखंडता रिकॉर्ड, आवेदन पर निर्णय होने के 12 महीने बाद, और टैलेंट पूल प्रविष्टियाँ उनकी अंतिम गतिविधि के 24 महीने बाद, एक रात्रिकालीन job द्वारा हटा दी जाती हैं। अन्य रिकॉर्ड का विलोपन हमारी data governance प्रक्रिया से होता है, compliance मॉड्यूल से अनुरोध या मिटाने के अनुरोध पर भी।

10. डेटा सुरक्षा टीम से संपर्क करें

GDPR-संबंधित पूछताछ, डेटा विषय अनुरोध, या हमारी डेटा प्रसंस्करण प्रतिबद्धताओं के बारे में प्रश्नों के लिए:

ईमेल: privacy@scovai.com