Verbind klantbriefings, creatieve productie, feedbackrondes en projectdeadlines. Maak duidelijk wie klanten, freelancers, offertes en facturatie coördineert.
Een Creatief en communicatiebureau met 25 personen voert 16 functies uit.
Tot 11 functies komen in aanmerking voor ondersteuning door een Digital Employee, onder menselijk toezicht.
Gratis AGENTIC-plan. Je antwoorden reizen mee met de link: geen namen, geen vrije tekst.
Al actief? De röntgenfoto vergelijkt je echte afdelingen en posities met dit typische bedrijf en maakt alleen aan wat ontbreekt. Niets van jou wordt gewijzigd.
Functies die iemand fulltime doet.
Functies die iemand doet naast andere taken.
Functies die vandaag niemand doet.
Functies toevertrouwd aan een externe specialist.
Begin met het model en pas alleen aan wat in jouw bedrijf anders is. Eén persoon kan meerdere functies vervullen.
Tel jezelf mee. De functies staan niet voor nieuwe mensen die je moet aannemen.
Dit is een eerste schatting, niet het organigram van je bedrijf. Je bekijkt die opnieuw in je Scovai-werkruimte.
Doorgaan met deze structuurDe regel ‘In het model’ beschrijft het voorbeeld, niet jouw bedrijf. Als je een antwoord niet wijzigt, behouden we dat uitgangspunt.
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Nog in te vullen
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Nog in te vullen
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Uitbesteed
Bekijk de functies van het model per onderdeel. De bezetting is een uitgangspunt; voorstellen voor Digital Employees moeten vóór activering worden beoordeeld.
Bezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Drie copywriters schrijven de concepten en de maandelijkse content voor zes retainerklanten, en de aanpassingen en versies vreten de dagen op die naar de ideeën hadden moeten gaan.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Nog in te vullen
Briefs komen per e-mail binnen en worden pas in de derde vergadering begrepen; de onboarding van een nieuwe cliënt wordt in de eerste week geïmproviseerd.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
De new-businessverantwoordelijke beheert de pijplijn alleen en de leads van de website en de awards worden laat beantwoord.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
De case studies die de pitches nodig hebben worden telkens opnieuw opgebouwd en de award-inzendingen worden de avond voor de deadline geschreven.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Twee projectmanagers bouwen elke vrijdag het board opnieuw op voor twintig projecten uit de mappen van de designers, en de vertraging wordt ontdekt bij de klantreview.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Uren worden laat geregistreerd en gefactureerd op basis van mijlpalen die door de klant worden betwist, en de financiële administratie achtervolgt de urenstaten aan het einde van de maand en de klanten aan het einde van het kwartaal.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
De studio draait op freelancers waarvan de facturen, dagtarieven en beschikbaarheid per kwartaal worden afgestemd, en de drukker wordt de dag ervoor gekozen.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Contracten en gebruiksrechten liggen in het laatje van de studiomanager, en de fotolicentie wordt gecontroleerd nadat de campagne live is.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Vijfentwintig contracten, het papierwerk van freelancers en de uren voor de payroll-consultant vormen de laatste week van de maand voor de HR-medewerker.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Het werven van designers is een permanente zoektocht door portfolio's, en sollicitanten krijgen geen antwoord.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Nog in te vullen
De oprichter leest benutting, marge per account en kaspositie uit drie tools die nooit overeenkomen.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Uitbesteed
De boekhouding en de loonadministratie zijn uitbesteed en worden in maandelijkse batches aangeleverd, en correcties komen terug per kwartaal.
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenWat start zodra de briefing compleet is, met alle voorwaarden duidelijk in beeld.
Zodra de briefing compleet en de Digital Employee actief is, maakt Scovai de eerste taak op basis van de functieomschrijving. Een onvolledige briefing levert geen verzonnen werk op.
Om 07:30 lokale tijd ontvangen leidinggevenden en de eigenaar het werk van gisteren, open goedkeuringen, incidenten, stilte en uitgaven. Op lege dagen komt geen e-mail, behalve de rustige maandagcontrole.
De uitnodiging voor pushmeldingen verschijnt pas na het eerste goedkeuringsverzoek. Zonder inschrijving blijft het operationele beeld beschikbaar in de e-mailsamenvatting.
Meld je aan op het gratis AGENTIC-plan met deze blueprint al ingeladen. Je bevestigt het profiel en de functies; niets wordt opgeslagen totdat je het toepast.
Stel je bedrijf inGeef aan wie elke functie vervult. Je ziet de schatting van de totale bezetting veranderen en waar een Digital Employee wordt voorgesteld. Je bekijkt de structuur opnieuw in je Scovai-werkruimte.
Ontdek hoe Digital Employees werkenVerken Digital Employees op rol en competentie. Wijs er pas een toe nadat je een plek, een duidelijke briefing en een menselijke supervisor hebt gekozen.
Ontdek Digital EmployeesElke Digital Employee heeft een positie onder een benoemde persoon in het bureau, meestal de oprichter, de creative director of het hoofd klantrelaties. Hij vervult een administratieve of ondersteunende functie onder toezicht van die persoon, rapporteert wat hij deed en stopt wanneer de toezichthouder dat zegt. Geen Digital Employee zit in de professionele kernpositie.
Alles wat een creatief of een accountlead ondertekent: een concept, een ontwerp, een tekst die naar een klant gaat, een pitch en de prijs ervan, een toezegging van een datum en alles wat in zijn brief als voorbehouden staat: tarieven en kortingen, gebruiksrechten, alles gepubliceerd onder de naam van een klant. Daarbij bereidt hij het werk voor en vraagt toestemming voordat hij handelt. Het eerste bericht aan een externe ontvanger is altijd een concept.
Uit de project- en tijdsregistratietools, het CRM, de asset- en documentmappen, de mailbox en de agenda's die je aan zijn positie koppelt, en wat de creatieven en accountmanagers hem vertellen. Hij leest niets wat je niet hebt gekoppeld, neemt geen contact op met niemand die je niet hebt vermeld en verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de systemen die je al gebruikt.
Elke Digital Employee wordt maandelijks gefactureerd per prijsklasse, weergegeven in je valuta op de marketplace voordat je een seat claimt. Je claimt één seat per keer en kunt deze vrijgeven, er is geen bundelprijs.
