Organiseer inschrijvingen, schoolgeld en incasso’s, oudercommunicatie, toestemmingen en klassenlijsten, subsidies en meldingen, docentencontracten en veiligheidsregisters. Een startstructuur die elk kind en elk gezin bij de leerkrachten laat, terwijl lijsten, schoolgeld en rapportages op tijd lopen.
Een Primaire en kleuterschool met 35 personen voert 12 functies uit.
Tot 8 functies komen in aanmerking voor ondersteuning door een Digital Employee, onder menselijk toezicht.
Gratis AGENTIC-plan. Je antwoorden reizen mee met de link: geen namen, geen vrije tekst.
Al actief? De röntgenfoto vergelijkt je echte afdelingen en posities met dit typische bedrijf en maakt alleen aan wat ontbreekt. Niets van jou wordt gewijzigd.
Functies die iemand fulltime doet.
Functies die iemand doet naast andere taken.
Functies die vandaag niemand doet.
Functies toevertrouwd aan een externe specialist.
Begin met het model en pas alleen aan wat in jouw bedrijf anders is. Eén persoon kan meerdere functies vervullen.
Tel jezelf mee. De functies staan niet voor nieuwe mensen die je moet aannemen.
Dit is een eerste schatting, niet het organigram van je bedrijf. Je bekijkt die opnieuw in je Scovai-werkruimte.
Doorgaan met deze structuurDe regel ‘In het model’ beschrijft het voorbeeld, niet jouw bedrijf. Als je een antwoord niet wijzigt, behouden we dat uitgangspunt.
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Nog in te vullen
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Bij de eigenaar
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Uitbesteed
Bekijk de functies van het model per onderdeel. De bezetting is een uitgangspunt; voorstellen voor Digital Employees moeten vóór activering worden beoordeeld.
Bezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
De wachtrij leeft in een spreadsheet, kosten komen binnen via automatische lastschriften en overschrijvingen en het gezin dat twee maanden achterloopt, wordt gebeld door de directeur.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Aanwezigheid, toestemmingen, allergieën en ophaalautorisaies staan per klas op papier, communicatie gaat via drie kanalen en het antwoord komt via een vierde.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Subsidies hebben aanvragen, rapporten en deadlines in mappen; de veiligheidsdocumenten en de kwalificaties van leraren hebben data in een gedeeld blad.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Drieënvijftig contracten, de vervangers, de scholingsuren en de uren voor de loonadviseur zijn de laatste week van de maand van de secretarie.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Het aannemen van docenten en assistenten is een zoektocht in augustus via de opleidingsinstellingen, en de sollicitaties krijgen geen antwoord.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Nog in te vullen
Open dagen en de website zijn de marketing van de school en gebeuren wanneer de coördinator een week heeft; de nieuwsbrief naar de gezinnen is nooit begonnen.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Bij de eigenaar
Schoonmaak, onderhoud, het alarm en de softwarecontracten vernieuwen zich stilzwijgend, en de conciërge repareert wat hij kan.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Leveranciersfacturen voor de keuken, het gebouw en de materialen komen via drie kanalen binnen en worden gecontroleerd door degene die de goederen heeft ontvangen.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Uitbesteed
De boeken en de loonadministratie van dertigvijf personen zijn uitbesteed en maandelijks in batches aangevuld, en de schoolregimes maken elke correctie tot een telefoontje.
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenWat start zodra de briefing compleet is, met alle voorwaarden duidelijk in beeld.
Zodra de briefing compleet en de Digital Employee actief is, maakt Scovai de eerste taak op basis van de functieomschrijving. Een onvolledige briefing levert geen verzonnen werk op.
Om 07:30 lokale tijd ontvangen leidinggevenden en de eigenaar het werk van gisteren, open goedkeuringen, incidenten, stilte en uitgaven. Op lege dagen komt geen e-mail, behalve de rustige maandagcontrole.
De uitnodiging voor pushmeldingen verschijnt pas na het eerste goedkeuringsverzoek. Zonder inschrijving blijft het operationele beeld beschikbaar in de e-mailsamenvatting.
Meld je aan op het gratis AGENTIC-plan met deze blueprint al ingeladen. Je bevestigt het profiel en de functies; niets wordt opgeslagen totdat je het toepast.
Stel je bedrijf inGeef aan wie elke functie vervult. Je ziet de schatting van de totale bezetting veranderen en waar een Digital Employee wordt voorgesteld. Je bekijkt de structuur opnieuw in je Scovai-werkruimte.
Ontdek hoe Digital Employees werkenVerken Digital Employees op rol en competentie. Wijs er pas een toe nadat je een plek, een duidelijke briefing en een menselijke supervisor hebt gekozen.
Ontdek Digital EmployeesElke digitale werknemer zit in een stoel onder een benoemd persoon binnen de school, meestal de directeur of de schoolsecretaris. Het dekt een administratieve of ondersteunende functie onder het toezicht van die persoon, rapporteert wat het heeft gedaan en stopt telkens wanneer de supervisor dit zegt. Geen enkele digitale werknemer zit in de professionele kernstoel.
Alles waarover de directeur en de leraren beslissen: het onderwijs en de verzorging van een kind, een geaccepteerde inschrijving, een antwoord aan een familie over hun kind, een korting op het tarief, een aanstelling, een veiligheidsmaatregel, het antwoord op een inspectie, en alles wat als gereserveerd is gemarkeerd in zijn brief: betalingen, alles wat naar het ministerie of de gemeente gaat, enige toegang tot een dossier van een kind. Voor deze zaken bereidt hij het werk voor en vraagt hij toestemming voordat hij handelt; het eerste bericht naar elke externe ontvanger is altijd een concept.
Uit de schoolmanagementsoftware, het systeem voor tarieven en automatische debietlasten, de portalen van het ministerie en de gemeente, de mailbox en de mappen die u koppelt aan zijn stoel, en uit wat het secretariaat en de directeur hem vertellen. Kinddossiers worden alleen gelezen waar de stoel daarvoor gemachtigd is en nooit door een digitale werknemer alleen. Hij leest niets wat u niet hebt gekoppeld, neemt geen contact op met niemand die u niet hebt opgegeven en verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de systemen die u al gebruikt.
Elke digitale werknemer wordt maandelijks gefactureerd volgens prijsklasse, getoond in uw valuta op de marketplace voordat u een stoel claimt. U claimt één stoel tegelijk en kunt deze vrijgeven; er is geen bundelprijs.
