Scovai Scovai

משרד נוטריון

ארגנו זיהוי צדדים, איסוף מסמכים, רשימות בדיקה לשטרות, הגשות, העברות מס ודוחות שכר טרחה. מבנה התחלתי שמשאיר את השטר, הייעוץ והחתימה אצל הנוטריון, בעוד רשימות, רישומים והעברות יוצאים בזמן.

משרד נוטריון עם 5 אנשים מכסה 9 תפקידים.

עד 7 פונקציות מתאימות לתמיכה של Digital Employee תחת פיקוח אנושי.

תוכנית AGENTIC בחינם. התשובות שלך למטה נוסעות עם הלינק: ללא שמות, ללא טקסט חופשי.

כבר פעילים? הרנטגן משווה את המחלקות והתפקידים האמיתיים שלך לחברה הטיפוסית הזו ויוצר רק את מה שחסר. שום דבר ממה שיש לך לא משתנה.

איור: משרד נוטריון
תמונה להמחשה
פונקציות עם אדם ייעודי
4

תפקידים שמישהו עושה בזמן מלא.

פונקציות משותפות
2

תפקידים שמישהו עושה לצד תפקידים אחרים.

ממתינות לכיסוי
2

תפקידים שאף אחד לא עושה היום.

מיקור חוץ
1

תפקידים שהופקדו בידי מומחה חיצוני.

איך זה נראה אצלך?

התחילו מהמודל ושנו רק את מה ששונה בחברה שלכם. אדם אחד יכול למלא כמה פונקציות.

ספרו גם את עצמכם. הפונקציות אינן מייצגות אנשים חדשים שצריך לגייס.

5 אנשים
פונקציות עם אדם ייעודי
4
פונקציות משותפות
2
ממתינות לכיסוי
2
מיקור חוץ
1

זו הערכה ראשונית, לא התרשים הארגוני של החברה שלכם. תוכלו לבדוק אותה שוב בסביבת העבודה שלכם ב-Scovai.

המשך עם המבנה הזה

מי ממלא את הפונקציות האלה אצלכם?

השורה „במודל” מתארת את הדוגמה, לא את החברה שלכם. אם לא תשנו תשובה, נשמור על נקודת הייחוס הזו.

  1. במודל: אדם ייעודי אחד

  2. במודל: אדם ייעודי אחד

    ניתן לשקול תמיכת DE

  3. במודל: אדם ייעודי אחד

    ניתן לשקול תמיכת DE

  4. במודל: אדם ייעודי אחד

    ניתן לשקול תמיכת DE

  5. במודל: עדיין ללא כיסוי

    ניתן לשקול תמיכת DE

  6. במודל: באחריות הבעלים

    ניתן לשקול תמיכת DE

עוד 3 פונקציות במודל
  1. במודל: באחריות הבעלים

    ניתן לשקול תמיכת DE

  2. במודל: עדיין ללא כיסוי

    ניתן לשקול תמיכת DE

  3. במודל: במיקור חוץ

מה משרד נוטריון צריך לכסות

בדקו את פונקציות המודל לפי תחומים. הכיסוי הוא נקודת מוצא; יש לבדוק את ההצעות ל-Digital Employee לפני ההפעלה.

נוטריון

(1)

נוטריון

הכיסוי במודל: אדם ייעודי אחד

לא מוצע Digital Employee לפונקציה הזו

במבנה שלכם תוכלו להבהיר מי אחראי לכך, לאילו תוצאות לצפות ומי מקבל את ההחלטות.

הגדירו את התפקיד עם Mike

הכנת מסמכים

(1)

פקידות מסמכים: חיפוש, טיוטות ובדיקות לפני חתימה

הכיסוי במודל: אדם ייעודי אחד

שתי פקידות מנהלות את החיפושים, מכינות את הטיוטות ובודקות את הקבצים עבור שמונה חתימות בשבוע, והמסמך החסר מתגלה בערב לפני החתימה.

Digital Employee · Administration רמת Core

Digital Employee יכול לכסות תפקיד זה

€490 לחודש

תחת הפיקוח של מי שלובש את הכובע הזה היום. הוא דיווח מה הוא עושה ושואל לפני פעולה מחוץ לתחום שלו.

כל ה-Digital Employees

לשכת קבלה ומסמכי לקוחות

(2)

קבלה, לוח חתימות וקבלת צדדים

הכיסוי במודל: אדם ייעודי אחד

מקלט אחד מתזמן שמונה חתימות בשבוע, עונה לצדדים, לבנקים ולסוכנויות ומקבל אותם, כך הטלפון מצלצל בימים של חתימות.

Digital Employee · Administration רמת Plus

Digital Employee יכול לכסות תפקיד זה

€990 לחודש

תחת הפיקוח של מי שלובש את הכובע הזה היום. הוא דיווח מה הוא עושה ושואל לפני פעולה מחוץ לתחום שלו.

כל ה-Digital Employees

זיהוי צדדים, בדיקות anti-money-laundering ואיסוף מסמכים

הכיסוי במודל: עדיין ללא כיסוי

מסמכים מגיעים בדואר, דואר רשום, שליח ובאופן אישי, והמקלט רודף אחרי הצדדים והבנקים עד יום לפני החתימה.

Digital Employee · Administration רמת Core

Digital Employee יכול לכסות תפקיד זה

€490 לחודש

תחת הפיקוח של מי שלובש את הכובע הזה היום. הוא דיווח מה הוא עושה ושואל לפני פעולה מחוץ לתחום שלו.

כל ה-Digital Employees

ניהול, מיסים ורישומים

(5)

איסוף מיסי מסמכים, תשלומים ודוחות עמלות

הכיסוי במודל: אדם ייעודי אחד

עמלות מונפקות כחשבון לכל מסמך והמיסים שנאספו משולמים בחבילות המותאמות בסוף החודש, עם ההפרש שנמצא בבדיקה.

Digital Employee · Finance רמת Plus

Digital Employee יכול לכסות תפקיד זה

€990 לחודש

תחת הפיקוח של מי שלובש את הכובע הזה היום. הוא דיווח מה הוא עושה ושואל לפני פעולה מחוץ לתחום שלו.

כל ה-Digital Employees

לוח הגשות, העברות ורישומים

הכיסוי במודל: באחריות הבעלים

להגשות וההעברות אחרי כל חתימה יש תנאים שהחוק קובע והמדינה מכריחה, שמחזיקים בראשי הקלרקים ובגיליון משותף.

Digital Employee · Administration רמת Core

Digital Employee יכול לכסות תפקיד זה

€490 לחודש

תחת הפיקוח של מי שלובש את הכובע הזה היום. הוא דיווח מה הוא עושה ושואל לפני פעולה מחוץ לתחום שלו.

כל ה-Digital Employees

ספקי העיסוק, תוכנה, ארכיון וביטוח

הכיסוי במודל: באחריות הבעלים

תוכנת העיסוק, חוזרי גישה למרשם, אחסון הארכיון וחידושי הביטוח מתחדשים בשתיקה ונקראים כאשר החשבונית מגיעה.

Digital Employee · Administration רמת Core

Digital Employee יכול לכסות תפקיד זה

€490 לחודש

תחת הפיקוח של מי שלובש את הכובע הזה היום. הוא דיווח מה הוא עושה ושואל לפני פעולה מחוץ לתחום שלו.

כל ה-Digital Employees

גיוס סופרי כתבים ובחינת מועמדים

הכיסוי במודל: עדיין ללא כיסוי

הודעת סופר עם שמונה חתימות בשבוע היא משבר, והחיפוש מתבצע דרך עמיתים.

Digital Employee · HR רמת Plus

Digital Employee יכול לכסות תפקיד זה

€990 לחודש

תחת הפיקוח של מי שלובש את הכובע הזה היום. הוא דיווח מה הוא עושה ושואל לפני פעולה מחוץ לתחום שלו.

כל ה-Digital Employees

חשבונאי חיצוני ויועץ משכורות

הכיסוי במודל: במיקור חוץ

ספרי החשבונות והמשכורות של העיסוק מוצאים לפועל על ידי צד שלישי ומזינים אותם בכמויות גדולות בעוד הסופרים מכינים את הסופרים.

לא מוצע Digital Employee לפונקציה הזו

במבנה שלכם תוכלו להבהיר מי אחראי לכך, לאילו תוצאות לצפות ומי מקבל את ההחלטות.

הגדירו את התפקיד עם Mike

השבוע הראשון

מה מתחיל לאחר השלמת התדריך, כאשר כל התנאים מוצגים בבירור.

  1. משימה מתוך הגדרת התפקיד

    לאחר שהתדריך הושלם וה-Digital Employee פעיל, Scovai יוצרת את המשימה הראשונה מהגדרת התפקיד. תדריך חלקי אינו יוצר עבודה מומצאת.

  2. סיכום יומי שימושי

    ב-07:30 לפי השעה המקומית, המפקחים והבעלים מקבלים את עבודת אתמול, אישורים פתוחים, תקריות, שתיקה והוצאות. ביום ללא תוכן לא נשלח דוא״ל, למעט בדיקת יום שני השקטה.

  3. התראות בטלפון לפי בחירה

    ההזמנה להתראות push מופיעה רק לאחר בקשת האישור הראשונה. ללא הפעלה, התמונה התפעולית נשארת זמינה בסיכום הדוא״ל.

ממודל הייחוס למבנה שלכם

1

התחילו מהמודל

הרשמו בתוכנית AGENTIC החינמית עם תבנית זו טעונה מראש. אתה מאשר את הפרופיל והתפקידים; שום דבר לא נכתב עד שתחול.

הקימו את החברה שלכם
2

הקצו את התפקידים

ציינו מי ממלא כל פונקציה. ראו כיצד מתעדכנת הערכת הכיסוי הכוללת והיכן מוצע Digital Employee. את המבנה תבדקו שוב בסביבת העבודה שלכם ב-Scovai.

ראו איך Digital Employees עובדים
3

בחרו היכן להוסיף תמיכה דיגיטלית

עיינו ב-Digital Employees לפי תפקיד ומיומנות. הקצו רק לאחר בחירת מושב, brief ברור ומפקח אנושי.

גלו את ה-Digital Employees

תשובות ישירות

מי מפיקח על העובדים הדיגיטליים?

כל עובד דיגיטלי יושב במושב מתחת לאדם ממונה במשרד, בדרך כלל הנוטריון או הסגן הבכיר לעסקאות. הוא מכסה פונקציה מנהלתית או תמיכה תחת פיקוחו של אותו אדם, מדווח על מה שעשה ועוצר בכל פעם שהמפקח אומר זאת. אף עובד דיגיטלי לא יושב במושב ליבה מקצועי.

מה העובד הדיגיטלי לעולם לא מחליט?

כל דבר שהנוטריון אחראי לו: עסקה, צוואה, פעולה חברתית, זיהוי צד, הייעוץ שניתן בחתימה, המסים שנאספו והועברו, וכל מה שמפרטו מסמן כשמור: עמלות, כל דבר שנשלח לרשם או לרשות, כל מסמך היוצא מהמשרד. על אלו הוא מכין את העבודה ושואל לפני פעולה; ההודעה הראשונה לכל נמען חיצוני היא תמיד טיוטה.

איפה הוא לוקח את הנתונים שלו?

מתוכנת המשרד הנוטריוני, פורטלי הרשם המקרקעין והחברות, תיבת הדואר המאומתת, תיקי המסמכים שאתם מחברים למושבו, וממה שהנוטריון והסגנים לעסקאות אומרים לו. הוא לא קורא כל מה שלא חיברתם, לא יוצר קשר עם אף אחד שלא רשמתם ומטפל בנתונים אישיים רק בתוך המערכות שכבר משתמשים בהן.

מה זה עולה?

כל עובד דיגיטלי מנוהל בחודש לפי טווח מחירים, המוצג במטבע שלך בשוק לפני שאתם תובעים מושב. אתם תובעים מושב אחד בכל פעם ויכולים לשחרר אותו; אין מחיר חבילה.