Organiseer roosterconcepten, urenstaten, facturatie aan overheden, aanbestedingen, accreditatieregisters en vrijwilligers. Een startstructuur die zorg en elke handeling bij een cliënt bij de coördinatoren laat, terwijl roosters, rapportages en dossiers op tijd lopen.
Een Sociale coöperatie met 120 personen voert 16 functies uit.
Tot 11 functies komen in aanmerking voor ondersteuning door een Digital Employee, onder menselijk toezicht.
Gratis AGENTIC-plan. Je antwoorden reizen mee met de link: geen namen, geen vrije tekst.
Al actief? De röntgenfoto vergelijkt je echte afdelingen en posities met dit typische bedrijf en maakt alleen aan wat ontbreekt. Niets van jou wordt gewijzigd.
Functies die iemand fulltime doet.
Functies die iemand doet naast andere taken.
Functies die vandaag niemand doet.
Functies toevertrouwd aan een externe specialist.
Begin met het model en pas alleen aan wat in jouw bedrijf anders is. Eén persoon kan meerdere functies vervullen.
Dit is een eerste schatting, niet het organigram van je bedrijf. Je bekijkt die opnieuw in je Scovai-werkruimte.
Doorgaan met deze structuurDe regel ‘In het model’ beschrijft het voorbeeld, niet jouw bedrijf. Als je een antwoord niet wijzigt, behouden we dat uitgangspunt.
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Uitbesteed
Bekijk de functies van het model per onderdeel. De bezetting is een uitgangspunt; voorstellen voor Digital Employees moeten vóór activering worden beoordeeld.
Bezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Diensten voor honderd mensen over acht locaties worden dagelijks opnieuw opgebouwd voor afwezigheden, de vervangingsketen is een telefoontree en de urenadministratie komt van een app en papier.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Urenadministratie wordt handmatig ingetypt voor de factuur aan de gemeente en opnieuw voor de loonadministratieadviseur, en het maandelijkse rapport waarop de betaling afhankelijk is, komt te laat.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Facturen van leveranciers voor acht locaties, de vloot en de benodigdheden komen via drie kanalen binnen en worden gecontroleerd door degene die de goederen heeft ontvangen.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Acht locaties en een vloot busjes hebben papieren checklists, en de kapotte boiler in een woonvoorziening wordt pas ontdekt door de operators tijdens de nachtploeg.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Gezinnen en maatschappelijk werkers van drie gemeenten bellen de mobiele telefoons van zes coördinatoren, waardoor niets wordt geregistreerd en alles urgent is.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Eén persoon schrijft de nieuwsbrief, de projectrapporten en de sociale media voor acht diensten, en de donateurs horen slechts twee keer per jaar van de coöperatie.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
De controller bouwt de pack opnieuw op gebaseerd op uren, kosten per dienst en cash uit de software, de urenregistraties en de bank, en de drie bronnen komen elkaar nooit overeen.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Uitbesteed
De boeken en de loonadministratie van honderdtwintig mensen zijn uitbesteed en worden maandelijks in batches ingevoerd, en de correcties komen terug per kwartaal.
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Het tenderbureau beantwoordt twintig kennisgevingen per jaar en het bewijsregister wordt voor elke bieding opnieuw opgebouwd; er gebeurt jaarlijks een formele uitsluiting.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
De accreditatievereisten van acht locaties, de kwalificaties en opleidingsuren van honderd mensen en de vlootinspecties hebben data in een gedeeld blad.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Werving is continu en de onboarding-documentatie loopt weken achter op de startdatum; de payroll-inputs voor honderdtwintig mensen worden maandelijks afgestemd.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
De aanwerving loopt continu over acht locaties en de sollicitaties via de platforms worden beantwoord zodra het personeelskantoor een dag vrij heeft.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesWat start zodra de briefing compleet is, met alle voorwaarden duidelijk in beeld.
Zodra de briefing compleet en de Digital Employee actief is, maakt Scovai de eerste taak op basis van de functieomschrijving. Een onvolledige briefing levert geen verzonnen werk op.
Om 07:30 lokale tijd ontvangen leidinggevenden en de eigenaar het werk van gisteren, open goedkeuringen, incidenten, stilte en uitgaven. Op lege dagen komt geen e-mail, behalve de rustige maandagcontrole.
De uitnodiging voor pushmeldingen verschijnt pas na het eerste goedkeuringsverzoek. Zonder inschrijving blijft het operationele beeld beschikbaar in de e-mailsamenvatting.
Meld je aan op het gratis AGENTIC-plan met deze blueprint al ingeladen. Je bevestigt het profiel en de functies; niets wordt opgeslagen totdat je het toepast.
Stel je bedrijf inGeef aan wie elke functie vervult. Je ziet de schatting van de totale bezetting veranderen en waar een Digital Employee wordt voorgesteld. Je bekijkt de structuur opnieuw in je Scovai-werkruimte.
Ontdek hoe Digital Employees werkenVerken Digital Employees op rol en competentie. Wijs er pas een toe nadat je een plek, een duidelijke briefing en een menselijke supervisor hebt gekozen.
Ontdek Digital EmployeesElke Digital Employee zit in een stoel onder een benoemd persoon in de coöperatie, meestal de voorzitter, de algemeen coördinator of de administratiemanager. Het dekt een administratieve of ondersteunende functie onder toezicht van die persoon, rapporteert wat het heeft gedaan en stopt wanneer de supervisor dat zegt. Geen enkele Digital Employee zit in de professionele kernstoel.
Alles wat het bestuur en de coördinatoren beslissen: de zorg van een persoon, een shiftwijziging die een persoon raakt, een aanstelling, een contract met een overheidsinstantie, een antwoord aan een familie of autoriteit, een tenderbod en de prijs, en alles wat zijn brief markeert als gereserveerd: betalingen, alles wat naar een overheidsinstantie wordt gestuurd, elke toegang tot een persoonsdossier. Daarop bereidt het het werk voor en vraagt het voordat het handelt; het eerste bericht naar elke externe ontvanger is altijd een concept.
Uit de servicemanagementsoftware, de urenregistraties, de inkoopportals, de portals van overheidsinstanties, de bank, de mailbox en de mappen die je koppelt aan zijn stoel, en uit wat de coördinatoren en administratie hem vertellen. Persoonlijke dossiers van de geholpen personen worden alleen gelezen waar de stoel gemachtigd is en nooit door een Digital Employee alleen. Het leest niets wat je niet hebt gekoppeld, contacteert niemand die je niet hebt opgenomen en verwerkt persoonlijke gegevens alleen binnen de systemen die je al gebruikt.
Elke Digital Employee wordt maandelijks gefactureerd per prijsklasse, getoond in je valuta op de marketplace voordat je een stoel claimt. Je claimt één stoel tegelijk en kunt deze vrijgeven; er is geen bundelprijs.
