Organiseer roosterconcepten, urenstaten, facturatie aan overheden, aanbestedingen, accreditatieregisters en vrijwilligers. Een startstructuur die zorg en elke handeling bij een cliënt bij de coördinatoren laat, terwijl roosters, rapportages en dossiers op tijd lopen.
Een Sociale coöperatie met 40 personen voert 13 functies uit.
Tot 9 functies komen in aanmerking voor ondersteuning door een Digital Employee, onder menselijk toezicht.
Gratis AGENTIC-plan. Je antwoorden reizen mee met de link: geen namen, geen vrije tekst.
Al actief? De röntgenfoto vergelijkt je echte afdelingen en posities met dit typische bedrijf en maakt alleen aan wat ontbreekt. Niets van jou wordt gewijzigd.
Functies die iemand fulltime doet.
Functies die iemand doet naast andere taken.
Functies die vandaag niemand doet.
Functies toevertrouwd aan een externe specialist.
Begin met het model en pas alleen aan wat in jouw bedrijf anders is. Eén persoon kan meerdere functies vervullen.
Dit is een eerste schatting, niet het organigram van je bedrijf. Je bekijkt die opnieuw in je Scovai-werkruimte.
Doorgaan met deze structuurDe regel ‘In het model’ beschrijft het voorbeeld, niet jouw bedrijf. Als je een antwoord niet wijzigt, behouden we dat uitgangspunt.
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Eén vaste medewerker
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Eén vaste medewerker
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Naast andere taken
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Nog in te vullen
DE-ondersteuning mogelijk passend
In het model: Uitbesteed
Bekijk de functies van het model per onderdeel. De bezetting is een uitgangspunt; voorstellen voor Digital Employees moeten vóór activering worden beoordeeld.
Bezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Naast andere taken
Diensten worden elke keer opnieuw in spreadsheets gebouwd wanneer een operator ziek is, het vervanging wordt 's avonds telefonisch gevonden en de urenregistraties worden drie keer overgetypt.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Urenregistraties worden overgetypt voor de factuur aan de gemeente en opnieuw voor de loonadviseur, en het maandelijkse rapport waar de betaling van afhankelijk is, komt te laat.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Aanbestedingen zijn het overlevingsmiddel van de coöperatie en worden 's nachts gelezen door de president; een ontbrekend document is de gebruikelijke manier om een tienjarig contract te verliezen.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
De accreditatie-eisen, de kwalificaties en opleidingsuren van de operators en de veiligheidscontroles van het centrum en de bestelwagens hebben data in mappen.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Facturen van leveranciers voor het centrum, de busjes en de benodigdheden komen via drie kanalen binnen en worden betaald wanneer de herinnering komt.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Gezinnen bellen naar de mobiele telefoon van de coördinator en maatschappelijk werkers van overheidsinstanties bellen de president, dus niets wordt gelogd en alles is urgent.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Nog in te vullen
Donateurs, vrijwilligers en gezinnen ontvangen een nieuwsbrief wanneer iemand een maand heeft, en de rapportages van het sociaal project gaan te laat uit.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Uitbesteed
De boeken en de loonadministratie van de coöperatie zijn uitbesteed en worden maandelijks in batches aangeleverd, en de correcties komen terug per kwartaal.
Geen Digital Employee voorgesteld voor deze functie
In je structuur kun je vastleggen wie dit doet, welke resultaten je verwacht en wie de beslissingen neemt.
Deze rol met Mike bepalenBezetting in het model: Eén vaste medewerker
Veertig contracten, het onboarding-papierwerk dat de week wordt afgerond waarin de operator start, de opleidingsuren en de looninput zijn de laatste taak van de administratie.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesBezetting in het model: Naast andere taken
Het aanwerven van operators is een permanente zoektocht via de opleidingsscholen en platforms, en de sollicitaties krijgen geen antwoord.
Een Digital Employee kan deze functie dekken
Onder toezicht van wie dat hoedje nu draagt. Het rapporteert wat het doet en vraagt toestemming voordat het buiten zijn takenpakket gaat.
Bekijk de Digital EmployeesWat start zodra de briefing compleet is, met alle voorwaarden duidelijk in beeld.
Zodra de briefing compleet en de Digital Employee actief is, maakt Scovai de eerste taak op basis van de functieomschrijving. Een onvolledige briefing levert geen verzonnen werk op.
Om 07:30 lokale tijd ontvangen leidinggevenden en de eigenaar het werk van gisteren, open goedkeuringen, incidenten, stilte en uitgaven. Op lege dagen komt geen e-mail, behalve de rustige maandagcontrole.
De uitnodiging voor pushmeldingen verschijnt pas na het eerste goedkeuringsverzoek. Zonder inschrijving blijft het operationele beeld beschikbaar in de e-mailsamenvatting.
Meld je aan op het gratis AGENTIC-plan met deze blueprint al ingeladen. Je bevestigt het profiel en de functies; niets wordt opgeslagen totdat je het toepast.
Stel je bedrijf inGeef aan wie elke functie vervult. Je ziet de schatting van de totale bezetting veranderen en waar een Digital Employee wordt voorgesteld. Je bekijkt de structuur opnieuw in je Scovai-werkruimte.
Ontdek hoe Digital Employees werkenVerken Digital Employees op rol en competentie. Wijs er pas een toe nadat je een plek, een duidelijke briefing en een menselijke supervisor hebt gekozen.
Ontdek Digital EmployeesElke Digital Employee zit in een rol onder een benoemd persoon in de coöperatie, meestal de voorzitter, de algemeen coördinator of de administratiemanager. Het dekt een administratieve of ondersteunende functie onder het toezicht van die persoon, rapporteert wat het heeft gedaan en stopt telkens wanneer de supervisor dat zegt. Geen enkele Digital Employee zit in de professionele kernrol.
Alles wat het bestuur en de coördinatoren beslissen: de zorg van een persoon, een shiftwijziging die een persoon raakt, een aanwerving, een contract met een overheidsinstantie, een antwoord aan een familie of autoriteit, een bieding en de prijs daarvan, en alles wat in het briefje als gereserveerd is gemarkeerd: betalingen, alles wat naar een overheidsinstantie gaat, elke toegang tot een dossier van een persoon. Daarbij bereidt het het werk voor en vraagt het voordat het handelt; de eerste boodschap aan elke externe ontvanger is altijd een concept.
Uit de service management software, de urenregistraties, de inkoopportals, de portals van overheidsinstanties, de bank, de mailbox en de mappen die u koppelt aan zijn rol, en uit wat de coördinatoren en administratie hem vertellen. Persoonlijke dossiers van de behandelde personen worden alleen gelezen waar de rol daarvoor gemachtigd is en nooit door een Digital Employee op zichzelf. Het leest niets wat u niet heeft gekoppeld, contacteert niemand die u niet heeft opgegeven en verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de systemen die u al gebruikt.
Elke Digital Employee wordt maandelijks gefactureerd per prijsklasse, getoond in uw valuta op de marketplace voordat u een rol claimt. U claimt één rol tegelijk en kunt deze loslaten; er is geen bundelprijs.
