マンション管理事務所

マンション管理者および事務所責任者

モデルでの担当状況: 専任の担当者1人

ジュニア管理者および建物の日常窓口

モデルでの担当状況: 専任の担当者1人

建物の予算、負担割合表、年末決算書

モデルでの担当状況: 専任の担当者1人

2名の係員が60件の予算書と60件の決算書を管理しており、年末のスプリントは、議事録に記載された委任に対してサプライヤー請求書を照合することに費やされる。

手数料の分割払い、徴収および滞納フォローアップ

モデルでの担当状況: 他の業務と兼任

遅延支払い常習者の所有者からしか分割払いが集まらず、ボイラー代を支払えない建物の口座に督促状が届く時が来る。

サプライヤー請求書、委任状チェック、および建物ごとの支払いパック

モデルでの担当状況: オーナーが担当

サプライヤー請求書は議事録にある委任状に対してチェックされ、建物ごとの支払いパックは管理者の日曜日である。

建物検査、証明書、および申請登記

モデルでの担当状況: オーナーが担当

消防安全、エレベーター検査、ボイラー証明書、保険、および60棟の建物の税務申告には、管理者が手帳で管理する日付がある。

会計係およびジュニア管理者の採用および候補者選考

モデルでの担当状況: まだ担当者なし

請求書発行シーズン中の係員の退職は危機であり、届いた応募には回答がない。

業務の外部会計士

モデルでの担当状況: 外部に委託

業務自身の帳簿は委託されバッチ処理される一方、60件の建物請求書が係員の時間を奪う。

メンテナンス依頼、業者手配およびフォローアップ

モデルでの担当状況: 他の業務と兼任

漏水、エレベーター故障、照明トラブルは電話、チャット、メールで到着し、受け取った担当者が手配するため、水道屋には2件の連絡が行き、所有者には何も伝わらない。

総会：招集状、ファイル、議事録および決議登録簿

モデルでの担当状況: オーナーが担当

招集状は法定期限の翌日に内容証明郵便で送付され、議事録は総会の深夜に作成される。

フロントデスク、電話、および管理者のアジェンダ

モデルでの担当状況: 専任の担当者1人

一つのデスクが60棟の建物の漏水、エレベーター、隣人の犬に関する電話を受け、請求書について問い合わせる所有者は夜になるまで待つ必要がある。

新築物件の引継ぎおよび書類の引き渡し

モデルでの担当状況: まだ担当者なし

物件を引き継ぐことは、最初の請求書が出るのを待つ所有者に対し、前の管理者から書類を探すのに数ヶ月もかかることを意味する。