Công ty dịch vụ CNTT

Giám đốc điều hành

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Hỗ trợ điều hành, quản lý nhà cung cấp và cơ sở vật chất

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Quản lý văn phòng chuẩn bị các cuộc họp lãnh đạo, thúc đẩy nhà cung cấp và quản lý hai tầng cơ sở, nên các quyết định phải chờ đến cuộc họp tiếp theo.

Trưởng bộ phận bán hàng và tài khoản chủ chốt

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Báo cáo dự báo được dựng lại trong bảng tính trước mỗi cuộc họp hội đồng, và mảng khách hàng khu vực công chỉ có trong đầu trưởng bán hàng.

Quản lý tài khoản: quan hệ, gia hạn và xử lý leo thang

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Phát triển bán hàng: nghiên cứu tài khoản, tiếp cận outbound và cuộc họp đầu tiên

Phân công trong mô hình: Kiêm nhiệm cùng việc khác

Chuỗi outbound dừng lại mỗi khi quản lý tài khoản bận làm gia hạn, nên khách hàng mới chỉ đến qua giới thiệu.

Đề xuất, dự toán và tiền bán hàng

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Một người soạn mọi đề xuất, nên dự toán thường đến vào đêm trước hạn chót và thư viện tài liệu là gói cuối cùng được gửi.

Gói thầu công, cổng mua sắm và thỏa thuận khung

Phân công trong mô hình: Kiêm nhiệm cùng việc khác

Ma trận tuân thủ được xây dựng vào tuần trước hạn chót, và việc gia hạn khung được phát hiện khi đối thủ thắng thầu.

Marketing: chiến dịch, nghiên cứu tình huống, trang web và sự kiện

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Một nhân viên marketing điều hành trang web, sự kiện và bản tin, nên nghiên cứu tình huống phải chờ sau sự kiện tiếp theo.

Customer success: việc áp dụng, sẵn sàng cho gia hạn và tín hiệu mở rộng

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Rủi ro gia hạn được phát hiện trong cuộc họp gia hạn, vì không ai theo dõi mức độ sử dụng giữa thời điểm go-live và khi hợp đồng kết thúc.

Vận hành hạ tầng, đám mây và dịch vụ được quản lý

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Bộ phận hỗ trợ: ticket, SLA và hỗ trợ dịch vụ quản lý

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Tám kỹ thuật viên đảm nhiệm hai mươi SLA, và cùng một sự cố lặp lại chỉ có runbook khi cùng một kỹ sư trực hai lần.

Tự động hóa, runbook, quản lý cảnh báo và tình trạng tích hợp

Phân công trong mô hình: Kiêm nhiệm cùng việc khác

Runbook chỉ tồn tại cho những sự cố mà cùng một kỹ sư đã gặp hai lần, và kênh cảnh báo bị tắt tiếng theo từng khách hàng.

Hệ thống quản lý an ninh thông tin và sổ đăng ký ISO 27001

Phân công trong mô hình: Kiêm nhiệm cùng việc khác

Bảo mật là một vai trò của trưởng hạ tầng, vì vậy bằng chứng kiểm toán được tập hợp vào tháng trước và mọi hồ sơ đấu thầu đều yêu cầu cùng các chứng chỉ.

Quản lý dự án: lập kế hoạch, điều phối và biên lợi nhuận theo dự án

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Các cuộc họp steering committee được thực hiện theo trí nhớ, RAID log có ba mẫu khác nhau và báo cáo trạng thái được viết vào tối thứ Sáu.

Văn phòng quản lý danh mục: RAID logs, báo cáo trạng thái và bộ tài liệu steering

Phân công trong mô hình: Kiêm nhiệm cùng việc khác

Mỗi quản lý dự án dùng một mẫu RAID khác nhau, và bộ tài liệu steering được lắp ghép vào sáng ngày họp.

Hoạch định nguồn lực: bench và tỷ lệ sử dụng

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Tỷ lệ sử dụng chỉ được biết vào cuối tháng, khi bảng chấm công được phê duyệt và bench của tháng trước xuất hiện trên báo cáo biên lợi nhuận.

Quản lý tài chính và kiểm soát

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Lập hóa đơn, thu nợ và khoản phải thu

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Lập hóa đơn chờ phê duyệt, và việc thu nợ là cuộc gọi mà quản lý tài khoản thực hiện khi họ có thời gian.

Báo cáo quản lý và phân tích kinh doanh

Phân công trong mô hình: Chưa có người phụ trách

Bảng điều khiển quản lý là một bộ slide mà quản lý tài chính phải dựng lại mỗi quý, với các con số không khớp CRM hoặc bảng chấm công.

Quản lý Nhân sự và đối tác nhân sự

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Hoạt động Nhân sự: hợp đồng, tiếp nhận, hồ sơ và bàn giao lương

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Một nhân viên hành chính nhân sự quản lý một trăm hồ sơ, khoảng mười lần tiếp nhận mỗi quý và việc bàn giao lương hàng tháng, nên kết thúc thử việc và hết hạn thường bị phát hiện muộn.

Tuyển dụng và tìm nguồn kỹ thuật

Phân công trong mô hình: Một người chuyên trách

Một tuyển dụng viên phụ trách tám vị trí đang tuyển, các quản lý kỹ thuật phỏng vấn xen kẽ giữa các dự án, vì vậy danh sách rút gọn phải chờ ba tuần để nhận phản hồi.